十大時間管理的技巧和秘訣

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所属分类:職場人生
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因此,這裡有10個技巧,可以幫助你更好的管理你的工作:1、不要在收件箱中保留電子郵件

十大時間管理的技巧和秘訣

時間管理是一種很特別的技巧,在學校中沒有人教你,但實際你必須要學習這門技巧。否則,不管你有多麼聰明,你還是不能整理好你掌握的信息,不管你工作多有經驗,你還是會在工作中拖延時間。

年輕人應該知道這一點,因為時間管理(Time Management)正在成為一個時尚的話題,當今最流行的博客之一,Lifehacker的主編Gina Trapani在她即將出版的同名暢銷書至今在Amazon的銷售榜單中名列重要的位置。

在今天的工作里,你有能力去處理信息並管理你的時間,「職業道路上的一些特別的技巧可以讓你能夠處理一個很大的工作量」,Merlin Mann(43 Folders博客的編輯)說。

因此,這裡有10個技巧,可以幫助你更好的管理你的工作:

1、不要在收件箱中保留電子郵件

「在當今世界上最緊要的技巧就是能夠快速處理和加工信息,並將其落實到行動上」,Mann說。將電子郵件以文件夾的方式組織,如果郵件內容需要思考後才能處理,那麼將其移動到任務清單(To-Do List)中,如果郵件有參考價值,將其列印出來,如果郵件是會議通知,將其移動到日曆計劃(calendar)中。

「有一點年輕人做的很好,那就是僅僅處理事務一次,你不會看到年輕人滾動他們的郵件框來假裝工作」,Mann說。所以讀完一封郵件後就對這封採取必要的操作吧。

2、一心不可二用

正常人都不可能在同一個時間內即看電視,又在即時通訊軟體上聊天,又做家庭作業,一心二用是錯誤的。無論是誰,這麼做都會降低工作效率。「一個20多歲的小夥子面對多項並發任務可能還能應付過來,但還是會由此帶來工作效率上的損失」,Trapani說。

因此,設法避免這種情況,Kathy Sierra建議用戶多練習關注方法以避免一心二用。

3、先做最重要的事情

Trapani管這叫「早上的一次衝刺」,當她早上開始工作的時候,她會檢查自己所有的電子郵件,並花一個小時的時間整理出待辦事項的優先順序,這是一個很不錯的工作方法,因為即使你不能在一個小時內做完所有事情,當你一旦開始工作的時候你會感覺更輕鬆。她還指出,這項處理最好能在前一天的晚上做完,這樣,當你在早上開始工作的時候,你已經知道了今天最重要的任務是哪些了。

4、在固定的時間處理電子郵件

「來一封郵件就立刻閱讀並進行答覆並不是一個高效的工作方式,因為有人能立刻聯絡你並不意味著你必須立即回應他」,Dan Markovitz說,「人們需要的是一個明確的回應,而不是一個快速的回應」。只要人們知道等待一個答案需要時間,並且他們知道在緊急狀況下如何能聯繫到你,那麼大多數類型的電子郵件,你就只需要一天處理幾次即可。

5、組織整理好網站地址

使用類似del.icio.us的網路書籤服務來跟蹤網站,而不要隨手記錄到一個地方,你要是相把它做為參考依據,那麼就要將這些網址全部保存到一個地方,這樣你就可以很方便的搜索和分享。

6、了解最佳工作狀態的時間

工業設計師Jeff Beene在做諮詢工作,所以他在一天的任何時間都可以做事情,但是他說,「我制定工作計劃的時間是在早晨,因為那時我最富有工作效率」。每個人都有一個最佳的工作時間,你可以通過監控自己過去一段時間的工作效率的方法來找到自己的最佳工作時間,然後你需要管理好自己的工作進度,以便讓你在最佳時間內做最重要的工作。

7、加快打字速度

如果你整天都在電腦前工作,那麼打字速度就會變成一個工作效率問題。「在每天中,為了查詢信息,人們都要進行數十次的Google搜索」,Trapani說,「那麼這將打多少字呢?你能不能將其減少一些呢?如果每分鐘能節省十秒種,那麼經過一段時間,你將節省很多時間。」

8、萬事開頭難,先從簡單的工作入手

「我們的問題並不是如何結束這個項目,而是在於如何開始這個項目」,Mann這麼說,他的建議是「先做簡單的事情」。Beene知道這裡的關鍵所在,他說「我總是嘗試將項目分成幾部分,這樣我就可以逐個完成,各個擊破」。

9、每天都整理工作任務清單

如果你不知道你應該做的事情,你怎麼可能管理好你的時間呢?有些人喜歡將工作任務清單(to-do list)寫在紙上,因為這些清單對每個項目任務都是一個承諾,直到項目結束。另外一些人喜歡使用軟體來將其分割為待辦事項以便於管理(請參考:使用Google進行時間管理)。

10、敢於放慢速度

記住,一個好的時間管理者實際上對於某些事情的處理可能會比一個壞的時間管理者要慢。例如,有人在處理高優先順序的任務時,可能會不回復自己收到的電子郵件。就像Markovitz說的那樣,「很顯然還有比處理電子郵件更重要的任務要做,通過直覺,我們就能知道這一點,我們現在要做的,就是認識到處理一項工作(評估其來源以及如何處理)並將工作進行規劃,也是非常關鍵的任務。」