職場郵件再教你幾招

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所属分类:職場人生
摘要

E-mail僅是一種交流工具,並不是非它不可。如果可以通過別的方式來溝通,不妨嘗試其他,如:會議溝通、電話溝通或紙質溝通。

職場郵件再教你幾招

首先,工作和私人郵箱分開。

然後:

一、對E-mail的態度:

E-mail僅是一種交流工具,並不是非它不可。如果可以通過別的方式來溝通,不妨嘗試其他,如:會議溝通、電話溝通或紙質溝通。

明確檢查郵件的時間,如:什麼時候、隔多長檢查郵箱等。

養成標註郵件的習慣,如:已經閱讀過但尚未處理的郵件,如重要郵件等。要給大腦減負。

寫作語言不要很隨便,儘管它沒有商務信函那般正式。

二、養成好的E-mail寫作習慣

寫一份專業的電子郵件,只需要記住兩個基本原則:有禮貌,講重點。

1)收件人:

勿發錯,勿張冠李戴。

慎用群發(有些E-mail已提供,分別發送功能)。

2)主題:

杜絕空白標題。

語言簡練,突出優勢。

可適當表明來源,如:公司名,或自己姓名。

若緊急,可在主題中加入「緊急」字樣。

可適當標明截止日期。

3)正文:簡單+明晰

問候語不可少。不直呼其名,稱呼老師或以職稱為後綴,不要貿然稱人「小×」,親昵的叫法,能少則少。

自報家門,別假設對方知道你。注重交代背景,身份。

正文內容,簡明扼要,行文通暢,注重直接的溝通結果。不用古文、俚語和難懂的縮寫。別把自己當作家,切勿使用意識流文字。

正文開頭,直接表明你的意圖,避免浪費別人時間。

正文格式,美觀清楚。重點部分,用項目編號標出,並進行說明。使用方便閱讀的字體和字型大小。

如非必要,不要中英文混用。

表情符號,切勿濫用,避免輕佻。

禮貌性的結束語。同時說明是否需要回復,避免浪費別人時間。

避免錯別字和拼寫錯誤。

4)簽名檔

使用簽名檔,留下直觀清楚的信息。

5)附件:

正文中說明有附件,切勿遺漏附件。

無論何時,上傳附件一定要殺毒,避免不良印象。

6)檢查:

發送前,仔細檢查:收件人、抄送人、內文、稱謂、落款,以及附件中的相關信息。

保存到發件箱,存底是最好的證據,避免後期糾紛。

不發可以在網上找到信息的郵件。

三、郵件管理:

1、直接X掉的郵件

郵件內容跟你的工作職責沒有直接聯繫或者是相衝突。

跟你有間接關係,但你不確定要如何回復的郵件。

沒有明確表示要讓你做什麼的郵件(無意義的郵件)。

適合採用直接溝通的交流方式的郵件。

已經解決過問題,但再次詢問的郵件。

內容不完整的郵件。

來歷不明的抄送信息。

2、閱讀郵件

發件人是直接還是間接發給你的。

發件人是否在郵件中表達期望你答覆的意願。

郵件內容主旨是否清晰。

信息跟你是否相關。

打開附件先殺毒。

3、回復郵件

及時回復是給對方最好的尊重。

理想的回復時間是2小時內。

自動回復慎用,避免成為別人的垃圾郵件源。

要有針對性的回復。要區分單獨回復和全體回復。

避免反覆討論同一個問題,如有這種情況,改用電話溝通。

有技巧地控制郵件的往來。如,提醒「無需回復」、「已經辦妥」。

4、郵件過濾

善用郵箱過濾系統,避免收到垃圾郵件。

對垃圾郵件拉黑標註。

使用搜索功能,篩選郵件。

星標郵件,避免忘記。

那麼多框框條條,累么?最好的辦法就是——把它們變成習慣。