職場人不可不知的EMAIL潛規則

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所属分类:職場人生
摘要

EMAIL的第二個特徵是容易「留案底」,這一強大特徵讓EMAIL容易變成流言蜚語滋生地。假如你對某同事有意見、對老闆有看法,用嘴巴說說痛快一下就算了,何必發EMAIL呢,省得讓人家轉發給當事人,或複製下來貼在MSN上。

職場人不可不知的EMAIL潛規則若想打好下一場職場升級戰,要先把郵件新規則研究透。學好EMAIL規則,善用職場法寶,做個職場牛人是不難的。

一、不要越級發郵件   

之所以把這條放在頭一位,是很多職場新人自以為比上司能,以為越級發發EMAIL告狀不容易被發現,在EMAIL里還能暢所欲言,比打電話方便得多啊!其實EMAIL的最重要特徵就是容易被轉發,這一點對於喜歡越級EMAIL的「小聰明們」來說是致命的。

二、不要在EMAIL里談論跟工作無關的事   

EMAIL的第二個特徵是容易「留案底」,這一強大特徵讓EMAIL容易變成流言蜚語滋生地。假如你對某同事有意見、對老闆有看法,用嘴巴說說痛快一下就算了,何必發EMAIL呢,省得讓人家轉發給當事人,或複製下來貼在MSN上。

三、不要轉發不該轉發的EMAIL   

同樣,假如你收到了某某同事發來的帶有偏見內容的EMAIL,你做到自己知道就行了,並深深感謝他的信任,不要到處轉發或複製粘貼,更不要為證明「這不是我說的,是XX說的」而當他人面打開EMAIL頁面,要知道,你能對A這樣做,你也能對B這樣做,你就變成了辦公室的不連信息傳播者,失去了同事最起碼的信任。

四、保留好發送EMAIL的證據   

有時候EMAIL可能因網路問題不能按時送達,也可能不小心被收件者刪掉了,或者收件者根本就是故意說沒收到,怎麼辦?在發EMAIL時給自己抄送一份就得了,或者保留在發件箱里。同樣,其他人發給你的工作EMAIL也要保留三個月以上再考慮永久刪除,以備發生問題時「對質」。

五、私人EMAIL躲開公司網路監控   

很多公司都有網路監控一說,我們就寧可信其有吧。我們總有點私事吧,躲開監控也不難,可以用擅發EMAIL的手機,隨時隨地上網,發送接收都可以避開 公司的網路監控。比如跟戀人談談情說說愛,或者跟培訓班的老師發發作業,都很方便。

六、讓EMAIL幫助自己樹立勤奮形象   

不能半夜給客戶打電話談價格,不能在出差途中、火車上給老闆打電話彙報情況,怎麼辦?很簡單,發EMAIL啊。銷售小說《輸贏》里有這麼一招,你只管在晚上零點之後給客戶、老闆發EMAIL談工作吧,當他們收到時會為你的勤奮感動的!同樣,在不方便打電話的時候打開手機給客戶、老闆發EMAIL,說一句:我在火車上,周圍比較亂,在用手機發EMAIL……老闆最喜歡這樣的員工了。

七、不要忘記EMAIL的正確收發時間   

同一個EMAIL前後10分鐘發送可能就影響大局。比如可以把手機的EMAIL收發設置上聲音,像簡訊一樣提醒;對於需要在確定的時間點上發送出去的重要EMAIL可以在三手機的備忘錄中將其記錄下來,一到時間就會提醒你。老闆可以說沒有看到EMAIL,但你不能說你沒有發。動一動手指頭不麻煩,幫你省掉無數的誤會、責備。

八、不要忘記正確「抄送」和「暗送」   

幾乎每位會用EMAIL的人都會做的,但卻未必做得最合適。當需要把文件傳達給其他人時,固然要抄送到每位,但別忘了要抄送到主管上級、老闆那裡,雖然他可能根本沒有時間看,但這種「以資證明」的行為不可缺少。尤其是你想表揚你的下屬或團隊的時候,這種抄送更是比表揚本身還重要。   

暗送,不要把暗送當成法寶來避開那些被抄送的人,如果你不想讓別人知道你「送」過誰,那最好根本就別「送」!

九、不要讓EMAIL徹底代替電話   

很多人都有這樣的感覺,當習慣用EMAIL、QQ、MSN或簡訊時,發現自己能不打電話時就盡量避免打電話,因為「怕人家煩」,尤其是需要道歉、澄 清、辭職、砍價時。血淋淋揭開的事實是:我們的口頭溝通能力下降了!我們感覺噎無法面對電話中的客戶、老闆或同事了!但這樣不行!必要時拿起手機撥過去,用禮貌、清晰、抑揚頓挫的語言跟對方溝通,讓對方充分感受到你聲音的魅力並被打動吧。