成功人士的時間管理:每天列出3件最重要的事

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所属分类:職場人生
摘要

  孫中山先生曾經說過:”中國事向來之不振者,非坐於不能行也,實坐於不能知也。”(語出《建國方略》,文中”坐”是”因為”的意思)也就是說,給自己列清單的習慣不難設計,也不難執行,關鍵是我們願不願堅持去做,是不是認為有需要。

  每天為自己整理一下今天、明天,甚至後天的工作內容及其進度安排,實在是一個有益、省時、高效的好習慣。時間長了,我們工作起來,就一定會變得更細緻、更認真、更到位,大家合作起來也就更流暢,效率更高了。

  有人說過:”緊湊的一小時更勝於一天的白日夢。””每天都做好最重要的3件事”是通往成功的”捷徑”。只要我們堅持如此,不遺餘力、千方百計地把它做好,就能登上成功的巔峰。請你從今天開始自我規定,列出時間清單,將心力集中在對自己最重要的事情上,讓每小時都花得有價值吧。

每天列出3件最重要的事

  真正的成功者,管理事情而非管理時間。確定什麼是你生活、工作中最重要的,把它們寫在紙上、記在心上,並堅持每天這樣做。若能養成每天列出"當日必須完成的3件最重要的工作"的習慣,你的每一天將更有收穫。

  不知道你發現了沒有,當你每天有許多事情要處理的時候,往往會手忙腳亂,不知道先做哪個後做哪個,更不知道哪個可以暫時放棄不做。到最後,該做的事情沒有來得及做,卻把時間浪費在了一些微不足道的事情上。雖然我們也是忙了一天,但效果並不好,甚至會受到領導的批評。

  無論我們在生活中還是在工作中,做事情都要有技巧,要把事情分出輕重緩急、有主有次,再按照一定的規律和順序去完成。在所要做的事情中,要先做有價值的事情。

  真正的成功者會依主次順序來安排自己的生活。他們每天都會把自己當天要做的事全部列出來,並按照緊急程度和重要程度排個序。首先,用自己最大塊的時間和最主要的精力來做最重要且緊急的事,如影響實現人生目標和工作進度的關鍵事情,或與自己工作生活息息相關的事情,只有快速高效地完成這些事情,才能順利地進行下一步驟,這種影響著全局和目標的事情要最先完成。其次,做重要但不緊急的事,如過些天才需要的一份報告、讀一本有用的書,等等。再次,做緊急但不重要的事,如朋友邀請你玩耍娛樂,如果你前兩類事情都做完了,才可以做。否則,能放棄就放棄吧。最後,才做既不緊急又不重要的事情,如毫無目的地看電視、上網聊天、玩遊戲等,既浪費大量寶貴的時間,又消磨人的意志。

  把零碎的時間分配給一些次要但必須做的事,如果都做完了還有時間的話,再做那些當天可做可不做的事情。

  真正的成功者,管理事情而非管理時間。確定什麼是你生活、工作中最重要的,把它們寫在紙上、記在心上,並要堅持每天這樣做。若能養成每天列出"當日必須完成的3件最重要的工作"的習慣,你的每一天將更有收穫。

  ■每天都做最重要的事

  查爾斯·舒瓦普是美國伯利恆鋼鐵公司的總裁,他的鋼鐵公司曾經只是一家鮮為人知的小鋼鐵廠,卻在短短5年的時間裡,一躍成為世界上最大的獨立鋼鐵廠。那麼,是什麼魔力使伯利恆鋼鐵公司得到了超常規的發展呢?

  當初,伯利恆鋼鐵公司在經營上面臨諸多困難,幾近破產,總裁查爾斯·舒瓦普使用了許多辦法也沒能使企業有起色,萬分苦惱。無奈之下,舒瓦普只好找他在搞管理研究的朋友、美國效益專家艾維·利幫忙。舒瓦普承認自己懂得如何管理,但事實上結果卻不盡如人意。舒瓦普對艾維·利說:"應該做什麼,我是清楚的。如果你能告訴我如何更好地執行計劃,我聽你的,在合理的範圍內價錢由你定。"

  效率專家艾維·利花了20分鐘聽完舒瓦普焦頭爛額般的傾訴,艾維·利說可以在10分鐘內給舒瓦普一樣東西,這樣東西能使伯利恆鋼鐵公司的業績提高至少50%。

  然後,他遞給舒瓦普一張空白紙,說道:"在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事,然後用數字表明每件事情對於你和你公司的重要性次序。"

  "現在把這張紙放入你的口袋。明天早上第一件事是把紙從口袋裡拿出來,做第一項,不要看其他的,只看第一項。著手辦第一項事情,直到把它完成為止。然後用同樣的辦法對待第二項、第三項……直到你下班為止。如果你只做完第一項,那也不要緊,因為你總是在做最重要的事情。

  "你每一天都要這樣做。當你對這種方法的價值深信不疑之後,要求你公司里的人也這樣做,這個試驗你願意做多久就做多久。然後給我寄張支票過來,你認為值多少就給我多少。"

  聽了這個建議,企業家哭笑不得,他私下裡認為這個建議救不了他的企業。但苦於沒有擺脫困境的更好辦法,還是在企業上下認真貫徹了專家的建議。剛開始,大家都抱著病急亂投醫的心理來做這件事。慢慢地,人們改變了對這個建議的抵觸態度,大家明顯感到它帶來的巨大實惠,都覺得工作不再像過去那樣忙亂不堪、效率不高了。企業內部的一些以前看來難以克服的困難,現在也慢慢被化解克服了,企業活力再現。

  整個諮詢過程不到半小時,然而幾個星期之後,舒瓦普給艾維·利寄去一張2.5萬美元的支票,還有一封信。信上說從花費金錢的角度來看,這是他一生中最有價值的一課。

  幾年後,名不見經傳的小鋼鐵廠伯利恆一躍成為當時世界上最大的獨立鋼鐵廠,其中艾維·利提出的方法功不可沒。"把你每天要乾的6件重要的事列出來,並認真完成它們",這個看似簡單的建議救活了一個瀕臨絕境的企業。這一管理方法被管理學界喻為"價值2.5萬美元的時間管理方法"。

  成功的人有一個顯著的特徵,就是能夠判斷出不同事物的相對重要程度。我們必須學會這一點,分清日常事務中,哪些是重要的並應該立即去做的。

  大家都知道釘子之所以可以釘入堅硬的牆壁和厚厚的木板,是因為它有個尖尖的頭,可以將同樣大的力量集中於一點,我們做事也是一樣。其實,在我們的日常生活中,事情是永遠也做不完的,要想在有限的時間內做完和做好更多的事情,就必須知道什麼事最重要。明確重點,突出重心,才能在有限的時間和精力下完成最有價值的工作,達到事半功倍的效果。

  如果我們做事情不分主次,不管輕重緩急,把所有事情都分配相同的時間和精力,就會在小事上過分勞心費神、斤斤計較、患得患失、煩惱不已,就會荒廢了大事,從而荒廢整個人生。從這個意義上說,要取得成功,不斷實現人生的新跨越,不在於我們一輩子做了多少事,而在於我們是否用盡全力將最重要的一件事或者幾件事做好。

  實際上,有些成功者,甚至窮其一生在做一件或幾件對他們來說最重要的事情。每天都做重要的事,給你帶來的,將是人生的黃金。

  就職場而言,一個公司的使命落實到戰略上,戰略落實到規劃,規劃分解到計劃,計劃分解到日程。作為基層員工就應該按每件事情具體的日程要求,來安排自己的工作。每天列出工作清單就顯得至關重要。

  工作清單其實很簡單,就是把當天要做的事情一項一項地列出來,加上一個序號、標準、期限,一天結束後看看當天的事都完成了沒有,做到位了沒有,做好了沒有,沒有完成或沒有做好的原因是什麼,如何補救等。

這樣一來,時間長了,我們就會形成習慣,做事情有了針對性,想問題也會更加全面,而且有利於和上下游工序的配合。

  ■學會安排時間

  當天的事情務必當天完成,明天的事情今天做出打算,後天的事情今天提前想好,這樣一來,就形成做事的良性循環。

  而有些人往往忙來忙去一天過去了,該做的事情卻沒有做,明天要做什麼更是一片茫然。時間都浪費在不必要的地方,造成工作效率的低下。如何解決這一問題呢?那就要學會安排好自己的時間,具體要做到以下幾點。

  1. 列出當天要做的事情的清單。這樣即使事情繁多也會沒有遺漏。

  2. 把當天的任務按重要程度排列,並分配到具體的時間階段去完成。比如,9~10點,應該完成什麼;10~11點,應該再完成什麼……這樣下來,一天的任務總會完成。

  3. 遇到困難要想辦法解決,做好一件是一件,不要難做就扔到一邊。

  4. 盡量不要在計劃中插入臨時性的事情。

  5. 今天的任務不完成絕不下班。

  一個人的時間夠不夠用,全在於他自己如何安排。不管事情再多、再緊迫,還是必須有先後。給自己列一張時間清單,給每件必須要做的事情安排一個確定的時間。先做什麼再做什麼,一目了然。

  很多人做事沒有計劃,隨意性很大,想到哪兒做到哪兒。就以開會來說,很多領導、經理就沒有時間觀念。經常到了下午4點,突然給下屬或員工發出通知:"半小時後開會。"我們要知道,每個人都有自己的安排。臨時召集員工去開一個不知主題、不明議題的會,大家沒有準備,很難有針對性地討論解決問題不說,還會打亂每個人的工作計劃,降低工作效率。

  正確的做法是,將很多會的內容和安排時間都定死了。比如,每年中國新年上班後第二周的周五開年初計劃會(有至少4天以上的準備時間);每月5日開點評會,總結上月並提出下月要求(3日報表做完,留兩天做財務分析);每周一下午4點開溝通會。留給大家足夠的時間準備和安排自己的時間,會議就會開得很流暢,也有效果。

  孫中山先生曾經說過:"中國事向來之不振者,非坐於不能行也,實坐於不能知也。"(語出《建國方略》,文中"坐"是"因為"的意思)也就是說,給自己列清單的習慣不難設計,也不難執行,關鍵是我們願不願堅持去做,是不是認為有需要。

  每天為自己整理一下今天、明天,甚至後天的工作內容及其進度安排,實在是一個有益、省時、高效的好習慣。時間長了,我們工作起來,就一定會變得更細緻、更認真、更到位,大家合作起來也就更流暢,效率更高了。

  有人說過:"緊湊的一小時更勝於一天的白日夢。""每天都做好最重要的3件事"是通往成功的"捷徑"。只要我們堅持如此,不遺餘力、千方百計地把它做好,就能登上成功的巔峰。請你從今天開始自我規定,列出時間清單,將心力集中在對自己最重要的事情上,讓每小時都花得有價值吧。

摘自 於艷苓  成功人士不說,卻默默在做的30件事