你真的會發郵件嗎?史上最全郵件禮儀都在這了

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所属分类:職場人生
摘要

1、一定不要空白標題,這是最失禮的;2、標題要簡短,不宜冗長,不要讓Outlook用「…」才能顯示完你的標題;

據統計,如今互聯網每天傳送的電子郵件已達數百億封,但有一半是垃圾郵件或不必要的。「在商務交往中要尊重一個人,首先就要懂得替他節省時間」,電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間,只把有價值的信息提供給需要的人。

寫E-mail就能看出其人為人處世的態度。你作為發信人寫每封E-mail的時候,要想到收信人會怎樣看這封E-mail,時刻站在對方立場考慮,將心比心。同時勿對別人之回答過度期望,當然更不應對別人之回答不屑一顧。

關於主題

主題是接收者了解郵件的第一信息,因此要提綱挈領,使用有意義的主題行,這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容並判斷其重要性。

1、一定不要空白標題,這是最失禮的;

2、標題要簡短,不宜冗長,不要讓Outlook用「…」才能顯示完你的標題;

3、標題要能真反映文章的內容和重要性,切忌使用含義不清的標題,如「王先生收」;

4、一封信儘可能只針對一個主題,不在一封信內談及多件事情,以便於日後整理;

5、可適當用使用大寫字母或特殊字元(如「!」等)來突出標題,引起收件人注意,但應適度,特別是不要隨便就用「緊急」之類的字眼;

6、回復對方郵件時,可以根據回復內容需要更改標題,不要「RERE」一大串。

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關於稱呼與問候

1、恰當地稱呼收件者,拿捏尺度。

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務,應按職務尊稱對方,如「x經理」;如果不清楚職務,則應按通常的「x先生」、「x小姐」稱呼,但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名,對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的,不要逮誰都用個「Dear xxx」,顯得很熟絡。

2、E-mail開頭結尾最好要有問候語。

最簡單的開頭寫一個「HI」,中文的寫個「你好」;結尾常見的寫個BestRegards,中文的寫個「祝您順利」之類的也就可以了。

俗話說得好,「禮多人不怪」,禮貌一些,總是好的。即便郵件中有些地方不妥,對方也能平靜的看待。

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關於正文

1、E-mail正文要簡明扼要,行文通順。

E-mail正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多,正文應只作摘要介紹,然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順,多用簡單辭彙和短句,準確清晰的表達,不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件,千萬不要學唐僧。

2、注意E-mail的論述語氣。

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係;郵件是對內還是對外性質的不同,選擇恰當的語氣進行論述,以免引起對方不適。尊重對方,「請、謝謝」之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人,因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。「郵件門」就是深刻的教訓!

3、E-mail正文多用1234之類的列表,以清晰明確。

如果事情複雜,最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長,沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4、一次郵件交待完整信息。

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚,說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼「補充」或者「更正」之類的郵件,這會讓人很反感。

5、儘可能避免拼寫錯誤和錯別字,注意使用拼寫檢查。

這是對別人的尊重,也是自己態度的體現。如果是英文E-mail,最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文E-mail,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前,務必自己仔細閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯誤。

6、合理提示重要信息。

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字型大小等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的,但過多的提示則會讓人抓不住重點,影響閱度。

7、合理利用圖片,表格等形式來輔助闡述。

對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件,單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述,收件人一定會表揚你的體貼。

8、不要動不動使用「:)」之類的笑臉字元,在商務信函裡面這樣顯得比較輕佻。

Business E-mail不是你的情書,所以「:)」之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合。

 

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關於附件

1、如果郵件帶有附件,應在正文裡面提示收件人查看附件;

2、附件文件應按有意義的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名;

3、正文中應對附件內容做簡要說明,特別是帶有多個附件時;

4、附件數目不宜超過4個,數目較多時應打包壓縮成一個文件;

5、如果附件是特殊格式文件,因在正文中說明打開方式,以免影響使用;

6、如果附件過大(不宜超過2MB),應分割成幾個小文件分別發送。

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